Wenn Treu­händer zu Daten­ex­perten werden: KI als Bera­tungs­be­schleu­niger

B&B Concept ist eine der ersten Treu­hand­firmen, welche dem Team daten­schutz­kon­forme KI Abfragen auf Kunden­do­ku­mente ermög­licht, ohne mit mühsamen Arbeits­schritten Dokumente auf Dritt­platt­formen wie ChatGPT laden zu müssen. Boris Blaser (Inhaber B&B Concept) gibt nun nach den ersten Wochen Auskunft, welche Erfolge erzielt werden konnten, wo die aktuellen Heraus­for­de­rungen liegen und was die Zukunft bringen wird.

Treuhänder:innen als Big Data Halter

«Einige unserer Kunden wären wohl über­rascht, wie viel Infor­ma­tion wir über sie besitzen», sagt Boris Blaser. Aus der Sicht von Boris waren Treu­händer schon immer Big Data Halter, konnten aus Zeit- bzw. Effi­zi­enz­gründen bisher aber nicht im erwar­teten Umfang davon profi­tieren. «Oft haben wir neben der Führung von Kunden­man­daten schlichtweg zu wenig Zeit für proaktive Bera­tungen, um Kunden bei der Steuerung des Unter­neh­mens mehr zu unter­stützen». B&B Concept hat als Pionier bereits 2017 mithilfe des M‑Files ECM die Verar­bei­tung von Papier auf digital umge­stellt. Auch die Stamm­da­ten­ver­wal­tung und das Task Manage­ment werden über M‑Files gemacht. Die Kommu­ni­ka­tion mit Kunden erfolgt über das Luota Treuhand Kunden­portal. Gleich­zeitig wurden die Fähig­keiten von Abacus im Bereich der auto­ma­ti­sierten Verbu­chungen mit Elec­tronic Banking voll ausge­nützt. Boris stellt fest: «Diese 3 Mass­nahmen haben die Verar­bei­tung enorm viel effi­zi­enter gemacht über die letzten Jahre. Im Bereich der Beratung konnten wir bisher mit Toolein­satz jedoch nur minimale Fort­schritte erzielen.» Und genau hier liegt die Hoffnung in KI: Den digital verfüg­baren Daten­schatz effizient und ziel­brin­gend auszu­werten – Mit einem ChatGPT-ähnlichen Interface direkt inte­griert im M‑Files ECM. Eine solche KI-Funktion hat Luota 2025 in Zusam­men­ar­beit mit der Univer­sität Zürich erstellt.

Neuer Skill «Prompting»

Boris ist bewusst: «Wir stehen momentan ganz am Anfang mit der Nutzung von KI. Quan­ten­sprünge werden erst über die Zeit statt­finden, sobald autonome Agents verfügbar sind, welche Aufgaben von A bis Z selber erledigen können.» Boris muss ehrlich zugeben, zu Beginn mit der KI-Funktion leicht  über­for­dert gewesen zu sein: «Fragen wie in Google zu stellen ist schlichtweg nicht ziel­füh­rend, da viel zu generell. Man muss sich sehr genau überlegen, was man über den Kunden benötigt und von wo die Infor­ma­tionen kommen sollen. Der nötige Prompt muss entspre­chend sorg­fältig aufbe­reitet werden.» Hat man aber den Dreh mal raus, sind die Resultate oft erstaun­lich: Umsatz- oder Perso­nal­kos­ten­ver­gleiche sind sehr schnell erstellt. Die Infor­ma­ti­ons­suche in E‑Mails um ein Viel­fa­ches effi­zi­enter als in Outlook. «Leider hat uns das System auch aufge­zeigt, wo wir in den Daten Lücken haben und nach­ar­beiten müssen. Quali­tativ hoch­wer­tige Input­daten sind der Schlüssel für einen hilf­rei­chen Output.» Anders als bei ChatGPT sieht man sehr trans­pa­rent, aus welchem Dokument eine Infor­ma­tion entnommen wurde. Hallu­zi­na­tionen können nicht entstehen, wenn das System nur «eigene» Daten verwenden darf. Die neuen KI-Funk­tionen brauchen Zeit, um im Team anzu­kommen. Die Resultate erster Abfragen waren für einige Team­mit­glieder ernüch­ternd. Aber Boris ist sich sicher, dass sich dies in Zukunft mit verbes­serten Prompting-Fähig­keiten ändern wird: «Auch bei Google mussten wir vor 25 Jahren zuerst lernen, Resultate effizient abfragen zu können.» Je schneller man sich diesen Skill aneignet, desto schneller ist man bereit für die Zukunft.

Wert in Zukunft nur noch in der Beratung

Boris ist sich bewusst, dass einige Arbeiten in naher Zukunft hoch- oder voll­au­to­ma­ti­siert erledigt
werden können. Dazu zählen einfache Steu­er­erklä­rungen oder das Nach­führen von einfachen
Buch­hal­tungen. «Bei Steu­er­kunden haben wir den Fokus bereits verschoben und konzen­trieren uns nur noch auf bera­tungs­in­ten­sive Mandate. »In naher Zukunft erwartet Boris, dass KI autonomer agiert. Beispiel: Das System prüft die im letzten Jahr einge­reichten Steu­er­be­lege und fordert diese im aktuellen Jahr über das Kunden­portal auto­ma­tisch ein. Speziell freut er sich auf die von Luota geplante Funktion, um aktuelle Gesetze, Verord­nungen, Erlasse etc. bei Fedlex (Die Publi­ka­ti­ons­platt­form des Bundes­rechts) auto­ma­tisch abzu­fragen. «Dieses Wissen kombi­niert mit Kunden­do­ku­menten in der eigenen Datenbank wird magisch sein!»